Andreas Küllmar, Multiplikator und Mitglied des Testteams der Berufsgenossenschaft für Fahrzeughaltungen, Bezirksverwaltung Wuppertal, spricht über seine persönlichen Erfahrungen mit Cusa, den Schulungen in seiner Bezirksverwaltung (BV) und darüber wie Cusa den Verwaltungsalltag verändert hat.
Können Sie ein paar Worte zur Projektarbeit, zu Ihrer persönlichen Rolle und zur Funktion Ihrer BV im Projekt der Cusa-Einführung sagen?
Als ich dazu gestoßen bin, lief das Projekt schon eine Weile. Ich bin gewissermaßen nachnominiert worden, um an der Projektgruppe Cusa-Test und Cusa-Schulung teilzunehmen.
Sie haben also das Wissen aus Hamburg zu Ihren Kollegen in Ihrer Bezirksverwaltung gebracht. Wann fanden die Schulungen statt?
Die Schulungen liefen den ganzen Tag. In der Regel gab es zwei Gruppen, eine vormittags und eine nachmittags, mit Unterrichtszeiten von drei bis vier Stunden. So haben wir täglich für acht Stunden die Schulungen der BV-Mitarbeiter aus Wuppertal durchgeführt.
Die Mitarbeiter der BV Wuppertal waren also bestens auf Cusa vorbereitet. Wie haben Ihre Kollegen die Schulungen aufgenommen?
Das gestaltete sich anfangs sehr schwierig. Viele haben zu dieser Zeit gedacht, Mensch, wir haben ein bestehendes System, das funktioniert. Wir haben keine Probleme. Warum brauchen wir etwas Neues? Akzeptanz für neun Wochen Schulungen zu schaffen, während die eigene Arbeit liegen bleibt und man sich später noch an ein neues System gewöhnen muss – das war sicher nicht einfach.
Aber es hat funktioniert und die Mitarbeiter entwickelten Interesse. Mit welchen Fragen wird man als Multiplikator konfrontiert?
Die Leute waren sehr neugierig. Wie sieht das ganze aus, wie gestaltet sich die Zukunft, wie verändert sich unsere Arbeit? Die Entwicklung ist parallel vorangeschritten, sodass man den Leuten nicht immer sofort eine Antwort geben konnte.
Sie hatten in einer früheren Phase auch getestet. Konnten Sie Einfluss auf die Probeläufe und die daraus resultierenden Veränderungen nehmen?
Cusa ist ein bestehendes Programm. Die Ergebnisse der Testphase wurden zur BGF-Projektgruppe oder zur HDP GmbH mit der Frage weitergeben, inwieweit man die Wünsche verwirklichen kann. Einige Dinge wurden umgesetzt und andere eben nicht.
Cusa ist auf Grund seines modularen Aufbaus bestens an verschiedenste Erfordernisse anpassungsfähig. Welche Eindrücke konnten Sie sammeln und wie haben Sie diese eingebracht?
Es wurden Vorschläge aufgenommen und nach Hamburg weitergeleitet, um zu prüfen ob man die Sachen umsetzen kann. Wir erhalten immer noch Meldungen, dass Dinge abgewandelt werden und jetzt besser funktionieren oder ganz neu hinzugekommen sind.
Die Einführung eines neuen Software-Systems bringt auch eine Veränderung im Alltag mit sich. Inwiefern hat sich Ihr Alltag und besonders auch der Ihrer Kollegen verändert?
Dieses Projekt war natürlich nur zu bewerkstelligen, indem Kollegen, für die Zeit, die ich in Hamburg war oder während der Schulungszeit, meine Arbeit übernommen haben. Es musste eine Entlastung meiner eigentlichen Aufgaben stattfinden.
Das klingt nach großen Veränderungen im täglichen Ablauf. Welches Konfliktpotenzial bestand und wie gingen Ihre Kollegen damit um?
Das war unterschiedlich. Am Anfang ist nie jemand begeistert, wenn man für die Arbeit eines anderen aufkommen muss. Im Laufe der Zeit hat sich für alle gezeigt, welche Dimension die ganze Umstellung hat. Damit wuchs das Verständnis, dass wir als Moderatoren nicht beides leisten können – unsere volle Arbeit machen und gleichzeitig geschult zu werden und später auch zu schulen.
Es gab also viele Gespräche in Ihrer Verwaltung. Haben Sie diese Zeit als besonders anspruchsvolle Belastung empfunden?
Es hat wirklich viele Gespräche gegeben, obwohl von der Geschäftsführung aus von Anfang an klar kommuniziert worden ist, dass die Mitarbeiter, die teilnehmen oder mit der Moderation befasst sind, freigestellt werden. Aber bis das auch bei dem Einzelnen ankommt, ist natürlich immer eine gewisse überzeugungsarbeit notwendig. Ich musste meinen Kollegen davon überzeugen, dass seine Mehrarbeit einen Grund hat. Das dauerte schon eine Weile.
Reden wir über Cusa. Was ist Ihr Eindruck bislang?
Die Software an und für sich zeigt sich in modernerer Optik als unsere alte Software. Von der Oberflächenstrukturierung her finde ich sie wesentlich übersichtlicher. Ich habe allerdings den Eindruck mehr Klicks zu benötigen, um dahin zu kommen, wo ich hin will. Es gibt teils mühsame Blätterfunktionen, anstatt eine Funktion zum Scrollen. In meiner täglichen Arbeit sehe ich dennoch einige Vorteile, beispielsweise, dass ich schnell einen überblick über wichtige Daten bekomme. Sehr gut finde ich auch die Terminkontrollen mit regelmäßigen Vorlageterminen.
Die Bedienbarkeit in einer sehr großen Anwendung wie Cusa wird sicherlich auch weiterhin verbessert werden. Gibt es bereits gute Funktionen, die es aus Ihrer Sicht lohnt, noch weiter zu optimieren?
Die Oberfläche von Cusa ist sehr schön aufgebaut. Das Rentenzahlverfahren finde ich von der Anwendung sehr gut und es ist in der Tat leicht zu bedienen. Hier könnte man sicherlich in der übersichtlichkeit etwas nachbessern.
Cusa ist seit 100 Tagen im Einsatz. Wie schildern Sie Ihre praktischen Erfahrungen mit dem System?
Die Praxis zeigt, dass man sich umgewöhnen und deutlich mehr Daten erfassen muss. Das wird natürlich erst einmal als Mehraufwand empfunden. Auf der anderen Seite sehe ich natürlich den Vorteil, dass wenn ich einerseits viele Daten eingebe, ich andererseits auch viele Daten abrufen kann. Die Oberflächenanordnungen wurden in manchen Bereichen besser gelöst, in anderen erscheinen diese eher umständlich. Das Unfallkonto sollte den Bezahlstatus und die Rücküberweisungen mit der jeweiligen Datumsangabe direkt anzeigen. Im Moment ist diese Funktion meiner Meinung nach noch etwas unÜbersichtlich.
Die lange Projektarbeit hat Sie sicherlich geprägt. Welche Erfahrungen konnten Sie für sich persönlich gewinnen?
Was ich als besonders positiven Teil der Schulungen empfunden habe, war das Training mit Gabriele Barth. Sie hat mit uns zusammen einzelne Punkte herausgegriffen und geübt, wie man es präsentiert. Die Zeit in Hamburg war eine wichtige Erfahrung, gleichzeitig aber auch eine echte Herausforderung.
Der Wechsel zu einem neuen System ist sehr anspruchsvoll. Hat sich die Umstellung in ihrer Gesamtheit gelohnt?
Man muss natürlich mit der Zeit gehen und in neue Software investieren. Darin besteht gleichzeitig die Chance einen innovativeren Weg zu gehen. Entsprechend sollte man an dieser Stelle auch vor ersten Hindernissen nie zurück schrecken.