Eine erfolgreiche Zusammenarbeit von HDP und BGF

 

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Rüdiger Curth arbeitet seit über zehn Jahren für die Bezirks­verwaltung der Berufs­genossenschaft für Fahr­zeug­haltungen (BGF) in München und fasst seine Erfahrungen aus fast zwei Jahren Projekt­arbeit und Cusa im täglichen Einsatz zusammen.

Sie haben von Beginn an mitgewirkt. Was war Ihre Aufgabe?

Ich hatte eine Doppel­rolle. Zum einen war ich Mitglied der Fach­gruppe, die für die Anpassung von Cusa an die BGF-Belange zuständig war. Zum anderen Teil war ich Assistent der Projekt­leitung. Ich habe Herrn Neumann, Frau Baljöhr und Herrn Balke unter­stützt und war meist drei Tage pro Woche in Hamburg, manchmal auch die ganze Woche.

In der Cusa-Einführungs­phase reisten Sie entsprechend häufig von München nach Hamburg, um dabei zu helfen, dass Cusa erfolgreich implementiert werden konnte. Was hat die Projekt­arbeit für Sie besonders spannend gemacht?

Ich habe an der Fachgruppe teil­genommen und konnte mich an dieser Stelle auch am besten einbringen. Das ist letztlich auch ein Wesen der Projekt­arbeit – Mitarbeiter A macht eben nicht nur die Aufgabe X und Mitarbeiter B nur die Aufgabe Y. In der Projektarbeit muss man besonders flexibel sein, wodurch von sich aus schon immer wieder neuartige und interessante Aspekte entstehen.

Während Ihrer Aufgaben im Projekt haben Sie eine ganz neue Art der Zusammen­arbeit erlebt. Welche Erfahrungen haben Sie mit der HDP GmbH und den anderen Bezirks­verwaltungen gemacht?

An der Zusammen­arbeit mit HDP kann ich nichts aussetzen. Die Leute kannten sich aus, haben sich gekümmert und standen für Fragen immer zur Verfügung. Die anderen Mitarbeiter aus dem Bereich Leistung und ich sind in die Projekt­arbeit hinein gewachsen, weil es eine völlig andere Arbeit als die Sach­bearbeitung ist. Jeder hatte seine festen Schnitt­stellen zu einem anderen Aufgaben­bereich. Wie ich eben schon sagte, in solch einem Projekt muss man sich besser auf vielfältigere Auf­gaben ein­stellen können. Genauso wichtig ist eine umfang­reiche Kommunikation, weil es so viele verschiedene Teil­aufgaben gibt, die auf einander aufbauen.

Nachdem Sie im Projekt Cusa-Einführung seit fast zwei Jahren aktiv sind, wie war Ihre Einstellung zum Tag 1, wie hatte sich dies im Projekt­verlauf geändert und wie stellt es sich heute nach 100 Tagen Cusa im Einsatz dar?

Gabriele Barth hat uns das Wissen blockweise vermittelt. Dadurch hatten wir anfangs verschiedenste Insel­kenntnisse. Der große Über­blick stellte sich jetzt erst ein, als man alle Funktionen kennen lernte oder zumindest einmal gesehen hatte. Jetzt merke ich auch, dass ich links herum viel eleganter weiter komme, als wenn ich rechts herum arbeite. Das ist Learning by Doing. Heute kenne ich die Masken, ich weiß die Menüs bereits auswendig. Als Beispiel, die Termine: Sie haben die Nummer 310 und so muss ich nicht mit F8 immer weiter, weiter, weiter klicken, sondern kann sie direkt aufrufen. Bestimmte Abläufe merkt man sich und muss nicht über die Such­funktion gehen. Man muss seine Abläufe an das Programm anpassen, da Cusa eine andere Arbeits­weise erwartet als Idefix.

Wie stellt sich genau ein Vergleich von Cusa, Ihrem neuen System, und dem alten System Idefix dar?

Bei Cusa 2 gibt es ein Hauptmenü, welches man in viele Unter­menüs verzweigen kann und somit einfacher mehrere Informationen auf einen Blick hat. Es ist möglich, sehr schnell in die jeweilige Spezial­funktion zu gelangen, beispiels­weise Unfall­daten ändern, Konten betrachten, Zahlungen vornehmen, Termine und Renten­sachen über­blicken. Mit Cusa kann man viel mehr machen und das heißt auch, dass man sich viel mehr merken muss. Auf den ersten Blick ist das ein Mehr­aufwand, wie das am Beispiel der stationären Rechnungen deutlich wird. Ohne dass ein stationäres Inter­vall einge­tragen ist, kann keine Rechnung gezahlt werden. Bei Idefix hatte ich eine Rechnung, habe die Funktion Zahlung aufgerufen und das Konto 460 ange­sprochen, dann den Betrag und die IK-Nummer eingegeben und damit war der Vorgang beendet. Bei der Er­fassung des Eingangs­dokuments, das kommt in Cusa hinzu, erfasse ich nun die Zahlung und das Programm sagt mir, dass kein Zahlungs­intervall hinterlegt ist – so nicht! Dann muss man erst einmal nach Vorne gehen. Das sind Sachen, die muss man wissen. Das ist Lehrgeld, das zahle ich auch noch.

Der vermeintliche Mehr­aufwand entpuppt sich demnach als bessere Daten­qualität. Man bildet eine größere Menge an Daten ab und hat gleicher­maßen mehr Daten zur Verfügung. Ist es auf diese Weise möglich, umfassendere Arbeits­bereiche einzubinden?

Genau das ist der Vorteil! Allein durch die Eingabe des stationären Intervalls „von bis“ und der IK-Nummer wird auch ein Dok mit erledigt. Der Mehr­aufwand den man scheinbar zu Anfang hatte, um einen bestimmten Vorgang zu bearbeiten, nimmt einem auf der anderen Seite wieder etwas Arbeit ab. Ich muss bei der Eingabe zwar dreimal mehr klicken, spare mir aber woanders vier Klicks und habe auf diese Weise einen Klick gespart. Ich kann das zwar nicht abschließend bewerten, aber womöglich gibt es bei einigen Sachbearbeiter-Gruppen einen Mehraufwand, wovon andere profitieren. Unterm Strich wird durch die Eingaben auch später anfallende Arbeit eingespart. Ich habe gerade einen Fall im Unfallkonto, da drücke ich F4 und habe die Summe. Entsprechend gebe ich das in Cusa ein und erspare auch meinem Vor­gesetzten Arbeit, weil ich ihm die Daten damit direkt liefern kann.

Sie haben ein positives Bild von Cusa gezeichnet. Was nehmen Sie aus der langen Projektarbeit für sich persönlich mit?

Ich habe eine Menge neuer Menschen aus den verschiedenen Abteilungen kennen­gelernt. Wichtig war es, dass die einzelnen Bezirks­verwaltungen allesamt Vertreter geschickt haben, die zusammen kamen und mehr oder weniger das gleiche auf unterschiedliche Art und Weise erledigt haben. Dadurch konnte man sich bestimmte Vorgehens­weisen für die eigene Arbeit mitnehmen. Man lernt sich kennen, man bildet ein Netzwerk. Man spricht zusammen, man tauscht sich aus. Das finde ich sehr wichtig. Es war schön zu sehen, wie die technischen Abteilungen, die zuvor gar nichts mit den fachlichen Abteilungen zu tun hatten, in den Arbeits­prozess eingebunden worden sind. Dadurch verstehen sie die Nöte der End­anwender viel eher.

Wie sieht Ihr Fazit aus – warum lohnt es sich mit Cusa zu arbeiten?

In einem Satz würde ich sagen, dass Cusa ist in vielen Punkten eine große Er­leichterung und in vielerlei Hinsicht umfassender ist, als es unser altes Programm Idefix war.

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